Spørgsmål og svar om ansvarlig virksomhedsadfærd

Vi har valgt at basere vores tilgang til ansvarlighed i forretningsrelationer på UNGPs/OECD, fordi de giver et autoritativt globalt referencepunkt for virksomheders samfundsansvar. UNGPs/OECD operationaliserer i samme ombæring FN’s Global Compact-principper. Vores egen erfaring fortæller os, at implementering kan forbedre vores præstation og hjælpe os med at undgå unødvendige risici.

Ved at følge den internationale minimumsstandard sikrer vi os, at vores tilgang til ansvarlighed i forretningsrelationer følger den globale udvikling på virksomheders samfundsansvar.

Standarden har en historisk tilslutning i alle dele af verden og inden for alle forretningsområder. Ydermere fungerer UNGPs/OECD som et risikostyringsværktøj, der på bedste vis kan sikre, at omdømmerisici (og dermed finansielle risici) identificeres, forebygges og håndteres i tide.

Derudover er landene forpligtede til at bruge standarden, når de etablerer juridiske krav til virksomheders samfundsansvar; i Årsregnskabsloven, i offentligt udbudsmateriale og når de finansierer virksomheder.

På den måde sikrer vi os, at vores forretningsrelationer håndterer bæredygtighed for mennesket, miljøet og økonomien.

En negativ indvirkning er en indvirkning, som jeres virksomhed har eller potentielt får i relation til menneskerettigheder, miljøet eller antikorruption.

En negativ indvirkning opstår, når jeres virksomhed enten:

• Fjerner eller reducerer muligheden for, at et individ eller en gruppe af individer kan få opfyldt deres menneskerettigheder
• Væsentligt belaster miljøet eller  
• Er i særlig risiko for ’korruption’ (bredt forstået).  

Væsentligheden ved en negativ indvirkning defineres ud fra en afvejning af følgende tre parametre:

1. Grovhed: Hvor indgribende er problemet for den eller de berørte part(er), f.eks. vil udnyttende børnearbejde og slavelignende arbejde altid ses som væsentligt.
2. Omfang: Hvor mange er berørt af indvirkningen – eller hvor stor er den? Er det f.eks. mange kunder, der udsættes for en negativ indvirkning på retten til sundhed ved salg af fordærvet mad? Eller er der tale om et stort geografisk areal, der er blevet udsat for forurening?
3. Uoprettelighed: Hvor svært vil det være at gøre situationen god igen for de berørte parter? Hvis en person f.eks. mister livet, er indvirkningen uoprettelig og dermed væsentlig. 

Det er vigtigt, at alle risici for indvirkninger vurderes enkeltvis med udgangspunkt i de tre parametre. I bør håndtere alle negative indvirkninger, men hvis det i nogle tilfælde er nødvendigt at prioritere jeres virksomheds indsats, kan ovenstående parametre hjælpe til at fastslå, hvilke negative indvirkninger der er væsentlige, og I derfor må håndtere først.

Samtidig må det forventes, at indsatsen omkring risici for væsentlige indvirkninger er større og bedre beskrevet. Forretningsrelationer kan og bør typisk håndtere alle risici for negative indvirkninger, som de forårsager eller bidrager til, mens prioritering bliver nødvendigt, når I handler i relation til risici for indvirkninger, I blot er forbundet til gennem forretningsrelationer. Særligt skal enhver negativ indvirkning prioriteres, hvis manglende håndtering kan medføre, at den bliver væsentlig.  

At forårsage en negativ indvirkning på menneskerettighederne, miljøet eller antikorruptions principper betyder, at jeres virksomheds aktiviteter (eller udeladelser) medfører en risiko for en negativ indvirkning. 

Eksempel: Et eksempel herpå kan være, at jeres virksomhed diskriminerer i ansættelsesprocedurer.  

At bidrage til en negativ indvirkning på menneskerettighederne, miljøet eller antikorruptions principper betyder, at jeres virksomheds aktiviteter eller udeladelser i kombination med en tredje parts aktiviteter eller udeladelser medfører risici for negative indvirkninger.  

Når jeres virksomhed bidrager til en negativ indvirkning, betyder det, at der er sammenhæng mellem jeres aktiviteter og den negative indvirkning. Derudover skal I med rimelighed kunne forvente eller forudsige, at den negative indvirkning vil indtræffe.  

Eksempel: I beder f.eks. jeres leverandør, der er en mindre virksomhed, levere den dobbelte mængde på den halve tid. Her bør I kunne forudse, at handlingen kan medføre negative indvirkninger på leverandørens medarbejderes ret til hvile og fritid og ret til et sikkert og sundt arbejdsmiljø.  

At være forbundet til en negativ indvirkning på menneskerettighederne, miljøet eller antikorruptions principper betyder, at der er en direkte forbindelse mellem tredjeparten, der forårsager eller bidrager til den negative indvirkning, og jeres virksomheds produkter, services eller drift.  

Når jeres virksomhed er forbundet til en negativ indvirkning, er der enten ingen sammenhæng mellem jeres handlinger eller undladelser og den negative indvirkning, eller det ville ikke være rimeligt at forvente, at I kan forudse den negative indvirkning.  

Eksempel: Hvis jeres leverandør håndterer deres spildevand uforsvarligt og forurener den lokale vandforsyning, er I for eksempel forbundet til en negativ indvirkning.

I skal omgående kontakte jeres kontaktperson hos Aalborg Forsyning og informere om de pågældende indvirkninger. Samtidig skal I klarlægge, hvordan I planlægger at håndtere dem. Herefter vil vi gennem dialog med jer vurdere, om indsatsen er tilstrækkelig.  

Hvis vi, eventuelt gennem pressen, finder ud af, at I ikke prompte har meddelt os om sådanne væsentlige indvirkninger, udgør det en væsentlig misligholdelse af kontrakten.

Vi forventer, at I jævnligt (og vi anbefaler én gang årligt) identificerer, hvilke risici I har for negative indvirkninger i relation til menneskerettigheder (der omfatter arbejdstagerrettighederne), miljøet, og korruption. 

Derudover forventer vi, at I beskriver, hvordan I håndterer de identificerede risici for negative indvirkninger. Det indebærer, at I beskriver, hvad I gør for at forebygge og afbøde de pågældende indvirkninger, og hvad I har gjort for at give adgang til genoprejsning til berørte parter i tilfælde af aktuelle negative indvirkninger (indvirkningsanalyser). Effektiviteten af jeres handlinger skal måles, ligesom handlingerne til at forebygge eller afbøde over tid kan forbedres og afstemmes i dialog med dem, der måtte blive udsat for negative indvirkninger eller – hvis muligt eller krævet – med myndighederne.  

Slutteligt forventer vi, at I beskriver, hvilke klagemekanismer I har på plads for at sikre adgang til genoprejsning for de muligt berørte parter.  

Særligt for små og mellemstore virksomheder: 

Det skal bemærkes, at der stilles mere lempelige krav til dokumentation til små og mellemstore virksomheder (SMV’er). Alle virksomheder – store som små – skal efterleve minimumsstandarden, men ’kompleksiteten’ (evnen til at dokumentere det) afhænger blandt andet af størrelsen på din virksomhed.  

Små leverandører behøver f.eks. ikke levere skriftlige indvirkningsanalyser, men bør være i stand til kort at redegøre for kerneelementer af indsatser, når de bliver bedt om det.  

For at forstå din virksomhed menneskerettighedsrisici og for at undgå samt håndtere sådanne risici, kan I følge de seks trin i Europakommissionens guide om menneskerettigheder til små og mellemstore virksomheder: 

1. Forpligt jer til at respektere menneskerettighederne og forankr jeres engagement i virksomheden
2. Identificer jeres menneskerettighedsrisici
3. Undgå og håndter identificerede risici
4. Sørg for oprejsning til ofrene, hvis I er direkte involveret i negativ indflydelse
5. Registrer jeres fremskridt
6. Fortæl om, hvad I laver. 

Vores adfærdskodeks (Code of Conduct) baserer sig på den internationalt aftalte standard for ansvarlig virksomhedsadfærd (UNGPs/OECD). Det indebærer et krav om konkret implementering af et ledelsessystem til løbende at identificere og håndtere jeres risici for negative indvirkninger på kerneområderne for bæredygtig udvikling – social, miljømæssig og økonomisk bæredygtighed (også kendt som de tre bundlinjer).

Kerneområderne er defineret gennem: Menneskerettigheder (herunder arbejdstagerrettighederne), miljø, herunder klimaet, og antikorruptionsprincipperne.

For at etablere et ledelsessystem i overensstemmelse med standarden, refereret i vores adfærdskodeks (Code of Conduct), skal I implementere følgende tre dele i jeres virksomhed: 

Politik for samfundsansvaret:

I skal etablere en politik for området, der skal:

• Vedtages på højeste niveau i virksomheden
• Være udarbejdet af relevante interne/eksterne eksperter
• Beskrive forventninger til medarbejdere, forretningsrelationer, m.fl.
• Være offentligt tilgængelig samt kommunikeret internt og eksternt til relevante interessenter, inklusive jeres ansatte og forretningsrelationer
• Være forankret i operationelle politikker og procedurer med henblik på integration i virksomheden 

Nødvendig Omhu (Due diligence):

I skal løbende:

• Identificere jeres mulige og aktuelle negative indvirkninger på alle bundlinjer
• Forebygge eller afbøde de negative indvirkninger, som I kan forårsage eller bidrage til
• Måle effektiviteten af jeres handlinger og kommunikere om jeres indsats.  

Adgang til genoprejsning:

Hvis I opdager eller bliver informeret om, at I forårsager eller bidrager til en aktuel negativ indvirkning, skal I sikre, at de berørte parter får adgang til genoprejsning gennem effektive klagemekanismer. Disse klagemekanismer skal henvende sig til de individer og grupper, som kan blive berørt negativt af aktiviteterne i jeres virksomhed. I relation til væsentlige negative indvirkninger på områder under miljø og antikorruption bør I muligvis kontakte relevante myndigheder.

Etableringen af et ledelsessystem ved implementering af de tre ovenstående proceskrav er jeres ansvar. Implementeringen kan i praksis ske i et samarbejde med os, hvis vi har ressourcerne til at engagere os.  

Det er vigtigt at huske på, at I altid vil have mulige negative indvirkninger. Det er jeres ansvar at etablere processer for at identificere, forebygge, afbøde og redegøre for disse negative indvirkninger, der er centrale for jeres efterlevelse af vores adfærdskodeks (Code of Conduct) og dermed den globale minimumsstandard. 

De internationale krav til ansvarlig virksomhedsadfærd, som vores adfærdskodeks (Code of Conduct) afspejler, gælder alle virksomheder – store som små – og er dermed en global standard. Denne forventning støttes af FN og EU samt af erhvervsorganisationer, fagforeninger og civilsamfundet. Alle virksomheder er underlagt denne forventning, fordi alle virksomheder risikerer at have negative indvirkninger på menneskerettighederne, miljøet og antikorruptionsprincipper.  

Små og mellemstore virksomheder har dog oftest mindre kapacitet og flere uformelle processer og ledelsesstrukturer til at håndtere disse risici end større virksomheder. Derfor vil små og mellemstore virksomheders processer oftest se anderledes ud og være mindre komplekse; vores forventninger, hvad angår dokumentation, vil i de tilfælde være mindre.

Vi forventer dog, at alle vores forretningsrelationer kan redegøre for, hvordan de har etableret passende politikker og processer, og at disse er tilpasset virksomhedens størrelse, sektor og kontekst. 

Hent mere info i Europakommissionens guide om menneskerettigheder:

 Gå til op.europa.eu (Åbner eksternt link)

Arbejdet med ledelsessystemet stopper aldrig. Men opstarten tager tid og kræver ressourcer. Vores forretningsrelationer er forpligtet til at kunne redegøre for den fulde implementering af et ledelsessystem i overensstemmelse med FN’s og OECD’s retningslinjer på alle tre bundlinjer inden for to år fra det tidspunkt, kontrakten blev skrevet under, eller de første gang blev introduceret til kravet via vores adfærdskodeks (Code of Conduct).

Kontrakten kan dog indeholde andre krav til tidshorisonten. 

Uanset hvor stor jeres virksomhed er, skal implementeringen indebære vedtagelse af en politik for samfundsansvar, implementering af en proces for nødvendig omhu og etablering af klagemekanismer eller tell-us-mekanismer til at give adgang til genoprejsning inden for menneskerettigheder, miljø og antikorruptions-principper. 

Derudover skal I sende et tilsvarende krav videre til jeres forretningsforbindelser. 

Vi forventer, at I kræver af jeres forretningsrelationer, at de ligeledes lever op til den internationale minimumsstandard, som beskrevet i UNGPs/OECD. Når vi kræver, at I etablerer det omtalte ledelsessystem, indbefatter det, at I som minimum stiller et tilsvarende krav til jeres forretningsrelationer. På den måde beder vi hverken jer eller jeres forretningsrelationer om at møde selvopfundne standarder eller krav; vi forventer, at I møder den globale minimumsstandard. Intet mere – intet mindre.  

Vi forventer, at I samarbejder og indgår i en dialog med udvalgte forretningsrelationer i etableringen af ledelsessystemet, men ikke at I er ansvarlige for opbygningen af ledelsessystemet hos jeres forretningsrelationer. I vil ikke blive gjort ansvarlige for reel implementering af ledelsessystemet hos jeres forretningsrelationer; men I vil blive gjort ansvarlige for at dele kravet med jeres forretningsrelationer.  

Skulle det ske, at det går galt på grund af manglede implementering hos jeres forretningsrelationer, forventes I at bruge jeres påvirkningskraft til at få disse forretningsrelationer til at håndtere deres negative indvirkninger som beskrevet i UNGPs/OECD. 

Vi kan til enhver tid sende uddybende spørgsmål, selvevalueringsskemaer og i nogle tilfælde foretage besøg af udvalgte forretningsrelationer. Hyppigheden af vores kontakt vil afhænge af vores risikovurdering af den pågældende forretningsrelation. Når I er åbne og gennemsigtige omkring, hvad I gør for at efterleve minimumskravene refereret i vores adfærdskodeks (Code of Conduct), vil I alt andet lige blive mødt med færre spørgsmål og krav.  

Hvis der opstår konkrete situationer, f.eks. med mediehenvendelser, må I forvente en stigning i uddybende spørgsmål, selvevalueringer og mulige besøg; alt sammen for – gennem øget samarbejde – at bistå og vejlede til implementeringen af ledelsessystemet.  

Hvis I forårsager, bidrager eller er forbundet til væsentlige negative indvirkninger på en af de tre bundlinjer, uden at kunne redegøre for passende håndtering af samme, kan samarbejdet ophøre, og ellers vil kontakten med stor sandsynlighed øges, da vi vil forsøge at sikre, at I håndterer jeres negative indvirkninger tilstrækkeligt.

Vi kan muligvis afslutte et samarbejde på denne grund. Det er dog mere sandsynligt, at vi som udgangspunkt ikke vil afslutte et samarbejde, før vi har været i dialog med jer om kommende tiltag, der klart viser fremskridt mod en efterlevelse af vores adfærdskodeks (Code of Conduct).  

Hvis ikke vi ser reel handling fra vores forretningsrelationer, og hvis der er mangel på samarbejdsvillighed, vil vi være nødsaget til at vurdere, om samarbejdet bør afsluttes.  

Forårsager, bidrager eller er I forbundet til væsentlige negative indvirkninger, og forsømmer I at gøre os opmærksomme på dem og på, hvordan I håndterer disse, udgør dette også en væsentlig misligholdelse af vores samarbejde. Det kan i sig selv føre til øjeblikkeligt ophør af samarbejdet.