Code of Conduct for forretningsrelationer
Formålet med dette Code of Conduct (CoC) er at sikre, at Aalborg Forsyning og vores forretningsrelationer, herunder leverandører og samarbejdspartnere, udviser ansvarlig virksomhedsadfærd ved at forholde sig til negative indvirkninger på de områder, der er dækket af de internationalt vedtagne principper for bæredygtig udvikling, som beskrevet i vores CSR-politik.
Anvendelsesområde
De områder, der er omfattet af dette CoC, tager udgangspunkt i FN’s Retningslinjer for Menneskerettigheder og Erhverv (UNGPs). Kravet om at håndtere risici for faktiske og potentielle negative indvirkninger opfylder minimumskravene i UNGPs og OECDs Retningslinjer for Multinationale Virksomheder (OECD). At efterleve minimumsstandarden for ansvarlig virksomhedsadfærd som defineret af UNGPs / OECD adskiller sig fra overholdelse af lovgivningen; forretningsrelationer forventes altid at efterleve lovgivningen, hvor de opererer.
I henhold til UNGPs forpligtes man som minimum til at forholde sig til negative indvirkninger på menneskerettighederne anført i FNs grundrettigheder (International Bill of Human Rights), herunder de grundlæggende arbejdsrettigheder fra Den Internationale Arbejdsorganisation (ILO)Erklæring om Grundlæggende Arbejdstagerrettigheder; og, i henhold til OECD, til væsentlige negative indvirkninger på det ydre miljø i forhold til områder, der er behandlet i Rioerklæringen om miljø og udvikling, herunder klimaet, som det afspejles i Parisaftalen; og negative indvirkninger på korruption, hvis omfang er præciseret i FNs Konvention mod Korruption.
Aalborg Forsyning efterlever UNGPs / OECD og forventer, at alle vores forretningsrelationer lever op til minimumsstandarden for ansvarlig forretningsadfærd. Aalborg Forsyning forbeholder sig retten til at stille yderligere, mere specifikke krav, i relation til bæredygtig udvikling, hvis særlige omstændigheder kræver et sådant fokus.
UNGPs / OECD som ledelsesstandard
At efterleve den globale minimumsstandard indebærer etablering af et ledelsessystem til håndtering af negative indvirkninger på områderne dækket af de internationalt vedtagne principper for bæredygtighed. Følgende elementer skal være indeholde i ledelsessystemet:
1. Vores forretningsrelationer vedtager en CSR-politik der:
- godkendes på det højeste niveau i deres virksomhed
- er baseret på viden fra eksperter i UNGP og OECD
- angiver forventninger til medarbejdere og forretningsrelationer
- er offentligt tilgængelige og kommunikeret både internt og eksternt
- er indlejret i alle andre operationelle politikker og procedurer i hele deres virksomhed.
2. Implementering og vedligeholdelse af proces for nødvendig omhu (due diligence)
Aalborg Forsynings forretningsrelationer skal foretage regelmæssige vurderinger af risikoen for negative indvirkninger inden for anvendelsesområdet for at identificere, om de forårsager eller bidrager til negative indvirkninger gennem deres egne aktiviteter eller tjenester.
De skal derefter handle for at forebygge eller afbøde både faktiske og potentielle negative indvirkninger og måle effekten heraf. Forretningsrelationerne forventes at være åbne om denne proces (identifikation, handlinger og effektivitet) overfor relevante interessenter, herunder Aalborg Forsyning.
Aalborg Forsynings forretningsrelationer skal yderligere forlange af sine egne forretningsrelationer, at de ligeledes opfylder den globale minimumsstandard. Hvis en forretningsrelation bliver opmærksom på en faktisk væsentlig negativ indvirkning, som de er forbundet til, skal den pågældende forretningsrelation anvende eller opbygge påvirkningskraft til at få den forårsagende eller medvirkende part til at stoppe indvirkningen og forebygge eller afbøde gentagelser eller afslutte forretningsforholdet.
3. Adgang til oprejsning
Hvis forretningsrelationen bliver bekendt med, at denne forårsager eller bidrager til faktiske negative indvirkninger inden for anvendelsesområdet, skal forretningsrelationen sørge for adgang til oprejsning gennem effektive processer (klagemekanismer) for de berørte parter.
Underretning af relevante myndigheder kan være nødvendig i forbindelse med væsentlige indvirkninger inden for miljø og antikorruption.
Implementering
1. Aalborg Forsyning efterlever også kravene, der er skitseret i denne CoC, og er villig til at dele information eller dokumentation med sine forretningsrelationer.
2. Dette CoC forpligter Aalborg Forsynings direkte forretningsrelationer. Aalborg Forsyning forventer, at vores direkte forretningsrelationer på samme måde forpligter egne direkte forretningsrelationer til at implementere tilsvarende og passende processer til at håndtere negative indvirkninger. Dette indebærer at gøre sådanne samarbejdsrelationer opmærksomme på den globale minimumsstandard (UNGPs / OECD) og forlange, at sådanne forretningsrelationer efterlever standarden.
3. Små og mellemstore virksomheder behøver ikke indsende dokumentation for implementering til Aalborg Forsyning, medmindre Aalborg Forsyning kræver det.
4. Hvis Aalborg Forsynings forretningsrelationer forårsager, bidrager til eller er forbundet med væsentlige indvirkninger på anvendelsesområdet, skal samarbejdspartneren straks underrette Aalborg Forsyning. Indberetningen skal indeholde en redegørelse for forretningsrelationens indsats for at stoppe de væsentlige indvirkninger og for at forebygge eller afbøde risikoen for gentagelse. Hvis en forretningsrelation undlader at underrette Aalborg Forsyning samt undlader at tage hånd om alvorlige indvirkninger eller viser manglende vilje til at efterleve den internationale minimumsstandard, forbeholder Aalborg Forsyning sig retten til at afslutte forretningsrelationen øjeblikkeligt.
5. Aalborg Forsynings forretningsrelationer skal føre passende dokumentation for at kunne påvise, at kravene i nærværende CoC efterleves. Passende dokumentation indbefatter: Egen CSR-politik, dokumentation for nødvendige processer, herunder indvirkningsanalyser på operationelt niveau (med måling af effektiviteten af specifikke handlinger) samt klagemekanismer.
6. Aalborg Forsynings CSR-politik og CoC danner grundlaget for samarbejdet med vores forretningsrelationer, om at opnå kontinuerlige forbedringer i håndteringen af negative indvirkninger inden for anvendelsesområdet. Hvis en forretningsrelation ikke allerede har implementeret et ledelsessystem, der er i overensstemmelse med CoC, skal der udarbejdes en implementeringsplan, som forelægges Aalborg Forsyning. I dette tilfælde fremsender forretningsrelationen efter anmodning sin CSR-politik inden for et år og den første indvirkningsanalyse for den del af virksomheden, som Aalborg Forsyning er direkte forbundet til, efter to år. Yderligere specifikation fremgår af aftalegrundlaget.
7. Aalborg Forsyning forventer, at forretningsrelationen til enhver tid kan informere om status på implementering af kravene i nærværende CoC.